Le FEC, quels outils pour les cabinets ?

Si le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) est une préoccupation pour les professionnels, ils ne sont pas totalement démunis pour faire face à leurs obligations et à celles de leurs clients.

Dès l’origine le Conseil supérieur a mis en ligne un Conseil Sup’ Service – CSS – d’accompagnement1 sur le contrôle des comptabilités informatisées incluant les obligations du FEC. Dans cet espace, les experts-comptables peuvent poser des questions et obtenir des réponses personnalisées qui sont ensuite anonymisées pour nourrir la Foire aux questions (FAQ) qui répond déjà à plus de cinquante questions posées. Cette base d’interrogations alimente aussi les échanges avec l’Administration qui font l’objet de réponses officielles en complément des textes d’application du FEC et qui sont elles aussi commentées. Après authentification sur CSS, vous accédez à l’ensemble des textes de référence et au guide 2015 du FEC, qui vous accompagne dans tous les aspects d’organisation de la production, du contrôle et de la sécurisation du FEC. Vous trouverez aussi les lettres de missions selon le type de clients auquel vous vous adressez et de services que vous souhaitez proposer.

L’Ordre a voulu aller plus loin. Il propose un Kit Mission qui rassemble aussi les outils de formation des collaborateurs et de communication avec les clients pour les sensibiliser aux problématiques du FEC. Il inclut aussi un exemple de dossier de travail et une référence bibliographique de mémoires (voir Kit mission du FEC référence sur la boutique).

Les cabinets doivent aussi explorer leurs logiciels de production pour comprendre les mécanismes fondamentaux qui sous-tendent un FEC conforme : paramétrage des journaux de saisie pour automatiser une contrepartie par écriture, donc par date ; numérotation des références pièces à partir des journaux ; validation des écritures, sans clôturer la période ; clôturer une période ; archiver la comptabilité complète et le FEC de la période.

Certains logiciels proposent des outils de contrôle des FEC produits et d’autres intègrent des contrôles de cohérence pendant la saisie qui permettent de garantir la conformité de la structure des données aux exigences de l’Administration.

Pour aller plus loin, et séparer la production du FEC de son contrôle, il existe plusieurs logiciels ou services qui se définissent comme des vérificateurs de FEC. Depuis le logiciel de l’Administration qui va vérifier uniquement la structure des champs jusqu’à des services “humains” de contrôle d’un FEC, il peut y avoir des offres gratuites ou payantes. Confidentialité, étendue et profondeur des tests, détails des commentaires ou sécurisation des diagnostics, il y a de multiples facettes qui distinguent chacune des solutions. L’objectif reste de connaître ce que le vérificateur veut savoir. Quels que soient les moyens que vous allez déployer, il est essentiel de préparer pour chacun de vos dossiers un FEC sécurisé et documenté par exercice.