L’obligation de documentation

Le Comité LAB – Lutte Anti-Blanchiment – vous propose ce mois-ci de faire un point sur vos obligations en matière de documentation.

L’obligation de documentation trouve son origine dans l’article L561-12 du Code Monétaire et Financier, CMF. Ce texte prévoit que les professionnels assujettis au dispositif LAB « conservent pendant cinq ans à compter de la clôture de leurs comptes ou de la cessation de leurs relations avec eux les documents et informations, quel qu’en soit le support, relatifs à l’identité de leurs clients habituels ou occasionnels. » Ils doivent conserver également, « dans la limite de leurs attributions, pendant cinq ans à compter de leur exécution, quel qu’en soit le support, les documents et informations relatifs aux opérations faites par ceux-ci, ainsi que les documents consignant les caractéristiques des opérations [particulièrement complexes ou d’un montant inhabituellement élevé ou ne paraissant pas avoir de justification économique ou d’objet licite]. »

Conformément à la norme anti-blanchiment¹, l’obligation de conservation imposée aux experts-comptables concerne également les documents relatifs à l’identité des bénéficiaires effectifs, le cas échéant.

Le respect de l’obligation de documentation est primordial. Cette documentation vous permet en effet de justifier de votre vigilance et de l’adéquation aux risques LAB rencontrés dans vos dossiers des mesures que vous mettez en œuvre.

L’obligation de conservation ne concerne plus uniquement les seuls documents mais les « documents et informations, quel qu’en soit le support ». L’article L561-12 du CMF a en effet été modifié en ce sens par une loi du 3 juin 2016². Cette évolution sémantique ne saurait être considérée comme anecdotique et traduit donc l’importance accrue qu’il convient d’accorder à la documentation.

En pratique, il nous semble donc indispensable de conserver pendant toute la durée de la mission et cinq ans après sa fin :

• les documents d’identité du client ou adhérent et du bénéficiaire effectif ;
• les extraits de registres légaux pour les personnes morales ;
• les fiches d’identification des risques spécifiques au client ou adhérent et à son activité ;
• es éléments de détermination du niveau de vigilance applicable.

Il est inutile de conserver sur cette durée tous les documents périmés en raison d’une actualisation. Il convient de conserver pendant toute la durée de la relation client et cinq ans après sa fin, le dernier document actualisé. Les documents périmés sont conservés pendant cinq ans à compter de leur substitution par un nouveau. Par exemple, le premier Kbis collecté devra être remplacé par un nouveau dès lors que des données substantielles à l’identification de la personne morale auront changé. Il conviendra d’archiver pour une durée de cinq ans l’ancien Kbis et de conserver le nouveau pendant toute la durée de la relation et cinq après sa fin (sauf bien évidemment si l’obtention d’un nouveau Kbis est devenue nécessaire avant la fin de la mission).

Seront conservés pendant cinq ans après la réalisation de l’opération :

• les notes de travail relatives à l’examen des opérations réalisées par le client ou adhérent ;
• les documents justificatifs de l’origine ou de la destination des fonds utilisés lors de ces opérations ;
• les analyses ayant permis de conclure qu’il n’y avait pas lieu de déposer une déclaration, ou au contraire d’en déposer une ;
• la copie de la déclaration de soupçon et les documents la justifiant

Les listes ci-dessus ne sont pas exhaustives et doivent bien sûr être complétées en fonction des particularités de chaque dossier.

Dans le cas où une DS a été déposée, les documents d’analyse de l’opération et la copie de la DS ne doivent en aucun cas être conservés dans le dossier du client ou adhérent, mais être conservés en un lieu et d’une manière garantissant leur confidentialité à l’égard de tout tiers et l’impossibilité de leur saisie. L’utilisation d’un coffre spécial peut répondre à ces exigences mais il vous appartient de définir les modalités de cette conservation. Rien dans le dossier du client ou adhérent de doit permettre de savoir qu’une DS a été déposée. 

1. Cf. §14 : « Les professionnels de l’expertise comptable conservent dans leurs dossiers pendant toute la durée de la relation d’affaires et pendant les cinq ans qui suivent sa fin les documents relatifs à l’identité du client et le cas échéant du bénéficiaire effectif, ainsi que les éléments d’information pertinents sur le client et les opérations qu’il effectue, mentionnés aux paragraphes 6, 11 et 12. »

2. Loi n° 2016-731 du 3 juin 2016 renforçant la lutte contre le crime organisé, le terrorisme et leur financement, et améliorant l’efficacité et les garanties de la procédure pénale, art. 31.