Mars 2017

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DSN : la nécessité de la continuité du « numéro de contrat »

Au travers de la diffusion des données déclarées et portées dans le message DSN, sont véhiculées des données « identifiantes » et des données permettant la reconstitution des déclarations substituées. Les données dites « identifiantes » constituent les éléments du message permettant de tracer l’évolution du contrat du salarié d’un mois sur l’autre en DSN.

 

Parmi les données identifiantes, on retrouve le Siret d’affectation, le NIR du salarié, la date de début du contrat de travail et son numéro, ce dernier étant un des identifiants du contrat qui doit être unique pour un établissement et un individu. Techniquement, il se trouve dans le bloc « Contrat » en S21.G00.40.009, ou dans le bloc « Changements Contrat » en S21.G00.41.014, en cas de modification d’une caractéristique de celui-ci.

La déclaration de ces données permet d’assembler les DSN et donc de reconstituer les historiques de données nécessaires notamment à la détermination de prestations sociales pour les salariés. Ainsi, à chaque fois qu’une donnée identifiante change, il est impératif de déclarer le changement effectué. L’identifiant modifié porte ainsi la nouvelle valeur déclarée dans le bloc normal, alors que l’ancienne valeur sera dans le bloc changement associé, ce qui permettra d’assurer la continuité des DSN. A défaut de signaler ce changement, la donnée identifiante modifiée n’aura plus de traçabilité du changement réalisé, ce qui créera la rupture du chaînage des informations en DSN.

 
Dans quels cas la rupture de la chaîne technique est-elle fréquente ?

Essentiellement en cas de changement de numéro de contrat à la suite d’un changement de logiciel de paie mais aussi en cas de changement de cabinet d’expertise comptable ou de tiers déclarant lorsque les deux sont en DSN. Sans le transfert ou la mise à disposition de l’ancien numéro de contrat, la rupture technique est immédiate puisque le chaînage est réalisé automatiquement au niveau du logiciel de paie. De ce fait, tout changement de numérotation de contrats, quelle qu’en soit la raison, doit être déclaré en DSN par le biais des blocs « Changements Contrat - S21.G00.41». 

 

Si tel n’est pas le cas, il y aura rupture du chaînage, ce qui aura des conséquences majeures pour la reconstitution des cumuls en historique du salarié :

  • pour tout salarié dont la fin de contrat de travail signalée par l’évènement FCT interviendrait après le changement de numéro de contrat non signalé en DSN, en plus des 12 DSN mensuelles qui alimentent l’historique des montants ;
  • de la même façon, compte tenu de l’historique obligatoire en DSN de 3 à 12 mois nécessaires selon le type d’arrêt à la prise en compte des arrêts de travail, ce changement non signalé empêcherait la reconstitution d’une déclaration de salaire pour le versement des indemnités journalières et nécessiterait de faire une attestation selon l’ancienne procédure ;
  • d’autre part, pour la DARES, cette rupture génère des apparitions/disparitions de contrats, nuisant ainsi à la reconstitution des statistiques de suivi des mouvements de main d’œuvre.

Depuis la phase 3, d’autres déclarations substituées réclament également d’assurer le chaînage de toutes les données identifiantes (y compris le N° de contrat) d’un mois sur l’autre :

  • les organismes de retraite de base et complémentaires seront dans l’incapacité d’assurer le calcul des points retraite pour les salariés concernés ;
  • les organismes de santé et de prévoyance complémentaires seront susceptibles, en voyant apparaître et disparaître des contrats, de radier à tort des salariés.

Au regard de ces conséquences et de leur gravité, il est indispensable d’avoir connaissance : 

  • du précédent numéro de contrat propre à la DSN ;
  • de signaler par un bloc changement l’ancien et le nouveau numéro de contrat DSN ;
  • d’avoir suffisamment de mois en historique pour les arrêts ou les départs à signaler.

Pour faciliter la bonne correspondance des données identifiantes, nous attendons une évolution qui permettrait d’avoir la mise à disposition du fichier de la dernière DSN générée. Ce qui faciliterait les “reprises” de dossiers ou autres interfaces dans les outils du cabinet.

 

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