Septembre 2017

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Le point sur la clarification et la dématérialisation du bulletin de paie

À partir du 1er janvier 2018, le bulletin de paie remis au salarié doit respecter un nouveau modèle, cette obligation étant déjà applicable depuis le 1er janvier 2017 pour les employeurs d’au moins 300 salariés. Certains employeurs vont profiter de ce changement pour dématérialiser le bulletin de paie, même s’il n’y a pas d’obligation en la matière.

 

Le nouveau modèle de bulletin de paie clarifié

La mise en œuvre d’une nouvelle maquette de bulletin de paie pour les salariés cadres et non-cadres, qui a un caractère obligatoire, a pour objet de faciliter la lisibilité des bulletins de paie par les salariés et non de simplifier pour l’employeur l’établissement du bulletin de paie. 

Voici les principales caractéristiques de ce nouveau bulletin de paie :

  • un regroupement des cotisations par risque couvert : santé (assurance maladie maternité, prévoyance, complémentaire santé), accident du travail/maladie professionnelle, retraite (assurance vieillesse, retraite complémentaire et supplémentaire), assurance chômage. Pour chaque cotisation, sont indiqués la base, le taux salarial ainsi que la part salarié et la part employeur ;
  • un regroupement des contributions dues par l’employeur : les contributions faisant l’objet de cotisations uniquement patronales (versement transport, Fnal, CSA, forfait social, taxe d’apprentissage, financement des organisations syndicales…) sont regroupées dans une rubrique commune ;
  • la suppression de certaines mentions : le nouveau bulletin de paie ne mentionnera plus l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale et le récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant les regroupements de cotisations est supprimé ;
  • l’ajout de nouvelles mentions : il faudra indiquer le montant total des exonérations et allégements de cotisations dont a bénéficié l’employeur, ainsi que le coût total du travail pour l’employeur ; et la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr est obligatoire.
Le bulletin de paie électronique

Si la mise en œuvre d’une nouvelle maquette de bulletin de paie est obligatoire pour tous les employeurs à compter du 1er janvier 2018, tel n’est pas le cas du bulletin de paie électronique qui reste facultatif pour l’employeur.

 

Mise en œuvre 

Pour favoriser le développement du bulletin de paie électronique, la loi a prévu que, depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut dématérialiser le bulletin de paie, sauf refus du salarié alors que, précédemment, il fallait l’accord préalable du salarié. L’employeur doit informer le salarié des modalités de son droit d’opposition à cette voie de transmission un mois avant la première émission du bulletin de paie ou au moment de l’embauche ; et il doit aussi fixer les conditions dans lesquelles le bulletin de paie est disponible pour le salarié (durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié). 

Le salarié peut refuser d’avoir un bulletin de paie électronique, lors de la mise en place par l’employeur ou à l’embauche. Et, même s’il a accepté, il peut à tout moment changer d’avis… L’employeur devra donc gérer deux situations (bulletin de paie papier et bulletin de paie électronique), ce qui n’est pas particulièrement simple… 

 

Modalités d’accès aux bulletins de paie

Le salarié peut consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique via un coffre-fort intégré au compte personnel d’activité (CPA). Ainsi le salarié dispose d’un emplacement unique pour conserver tous les bulletins émis par ses différents employeurs, mais les bulletins ne sont pas stockés sur le CPA.

 

Conditions de mise en place du bulletin de paie

Suite à l’article 54 de la loi Travail, quatre principes encadrent strictement la mise en œuvre du bulletin de paie :

  • l’intégrité des données : le format utilisé doit être non modifiable ; pour cela, le scellement ou la signature électronique permettent de créer un original électronique intègre par l’utilisation conjointe de fonctions de hachage, de signatures numériques et optionnellement d’horodatage ;
  • la confidentialité : le système doit être conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS) permettant d’une part, de donner un accès sécurisé grâce à une authentification fiable et strictement personnelle à chaque salarié et d’autre part, d’écarter tout risque d’intrusion ; 
  • la disponibilité : il s’agit de la durée minimale de mise à disposition des bulletins (voir supra) ;
  • l’accessibilité : il n’est pas question de proposer des solutions d’accès alambiquées puisque les salariés doivent pouvoir récupérer l’intégralité des bulletins, à tout moment, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format structuré et couramment utilisé.

A noter : le non-respect des conditions précitées est puni d’une amende pouvant aller jusqu’à 450 € pour les personnes physiques et 2 250 € pour les personnes morales.

 

Les opérateurs pouvant en assurer la conservation

Seuls les opérateurs reconnus par le CPA permettent d’accéder aux bulletins de paie sur cette plateforme. L’ensemble de ces opérateurs, accessibles ou à venir, sont disponibles sur le site suivant : www.moncompteactivite.gouv.fr

A ce jour, la liste “évolutive” des opérateurs raccordés au CPA est disponible sur le site www.moncompteactivite.gouv.fr.

Notons à ce propos que le CPA n’a pas vocation à vérifier que les conditions de mise en place des bulletins de paie électroniques (intégrité, confidentialité, disponibilité et accessibilité) sont respectées par les opérateurs. Il ne fait que garantir l’interopérabilité avec le portail, autrement dit, créer un pont entre le compte CPA et l’opérateur.

En pratique, pour consulter ses bulletins de salaire dématérialisés auprès de plusieurs opérateurs reconnus par le CPA, le salarié va suivre la procédure suivante :

  • accès à son espace personnel sécurisé CPA avec l’identifiant et le mot de passe ;
  • connexion depuis l’espace personnel aux opérateurs qui stockent les bulletins de paie avec les identifiants et les mots de passe, fournis par les employeurs ou par les opérateurs.

Le salarié peut ainsi consulter l’ensemble de ses bulletins de paie émis par ses employeurs successifs à tout moment et en un seul endroit : sur le portail du CPA.

En cas de difficultés avec l’opérateur assurant le service de stockage de ces fichiers dématérialisés et remettant en cause l’archivage des bulletins de paie (fermeture, cessation de l’activité), les utilisateurs devront être informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service afin de leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés. 

 

Constance Camilleri, directeur de l’innovation du CSOEC

et Alice Fages, directeur des études sociales du CSOEC

Pour en savoir +
Le nouveau modèle de bulletin de paie : www.service-public.fr
L’ensemble des opérateurs reconnus par le CPA :  www.moncompteactivite.gouv.fr

 

 

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