OCTOBRE 2017

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Archivage des dossiers par les cabinets d’expertise comptable

Quels documents garder à la fin de la mission et pour combien de temps ? Que se passe-t-il en cas de litige avec un client ? L’archivage est-il le même pour les documents papier et électronique ? Vous êtes nombreux à vous poser régulièrement ces questions. En l’absence de règlementation propre à la profession, c’est le droit commun qui fournit les réponses à ces interrogations.

 

La nature des documents en possession des experts-comptables

A la fin de leurs missions, les experts-comptables se retrouvent en possession de deux types de documents : les documents reçus des clients et établis pour eux et leurs propres documents de travail. 

En vertu du contrat accessoire de dépôt (articles 1915 et suivants du Code civil), qui le lie à son client, l’expert-comptable doit conserver les documents qu’il reçoit des clients ou qu’il crée pour eux, puis les restituer en totalité après exécution de ses obligations, sauf à mettre en œuvre sur les documents créés le droit de rétention faute de paiement des honoraires par le client (article 1948 du Code civil et article 168 du décret du 30 mars 2012). 

Ce n’est qu’en cas de non restitution de ces documents suite à l’exercice du droit de rétention, que les experts-comptables devront assurer leur conservation afin d’éviter toute action en responsabilité. 

La question de l’archivage des dossiers de travail ne se pose donc la plupart du temps que pour les documents de travail des experts-comptables. La conservation de ces documents est primordiale car il s’agit pour les professionnels de se ménager des moyens de preuves pour faire face à une éventuelle action en justice d’un client et d'établir l’existence d’un droit ou l’exécution d’une obligation. Ces documents sont également utiles lors des contrôles qualité.

 

La conservation des documents sous format papier et électronique

Les documents de travail des experts-comptables peuvent être sous format papier ou sous format électronique nativement ou après avoir été scannés. 

L’écrit sous forme électronique est désormais accepté au même titre que l’écrit sous forme papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (article 1366 du Code civil). Il convient ainsi dans certains cas de recourir à la signature électronique, ou procédé équivalent, pour garantir l’authenticité de l’identité du signataire, l’intégrité des données qui atteste qu’il ne peut pas y avoir de contrefaçon du document ou mail, la traçabilité et l’immuabilité dans le temps. 

En dehors de ces exigences, les conditions de conservation des documents papier et électronique sont identiques. Si ces documents contiennent des données personnelles, ils doivent également tenir compte des règles fixées par la loi Informatique et Libertés et par la Cnil.

La durée de conservation doit en principe être calquée sur le délai de prescription extinctive, au-delà duquel la personne titulaire de l’action, le client ou le tiers, ne peut plus agir en justice contre son expert-comptable.

La loi n°2008-561 du 17 juin 2008, entrée en vigueur le 19 juin 2008, a réduit à cinq ans le délai de prescription pour l’action en responsabilité civile. Les documents devraient donc au regard de ce texte être conservés pendant toute la durée de la mission et cinq ans après la fin de celle-ci.

 

Cependant, l’article 2224 du Code civil précise que le délai de prescription ne court qu’« à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaitre les faits lui permettant de l’exercer ». Le point de départ est donc “glissant” et est fixé en fonction de la date à laquelle le client ou le tiers connaît ou aurait dû connaître les éléments lui permettant d’agir. Il existe cependant un délai butoir de 20 ans fixé par l’article 2232 du Code civil.

La Cour de cassation a ainsi jugé, à propos d’une cliente ayant fait l’objet d’un redressement fiscal suite à une comptabilisation erronée de ses frais de déplacement, que la prescription de l’action en responsabilité court, non pas à compter de la date d’exécution de l’obligation, en l’occurrence la date de l’établissement des factures de fin de mission, mais à compter de la réalisation du dommage ou de la date à laquelle il est révélé à la victime (Cass. com, 28 sept. 2010 – n°09-15.643 ; Voir également Cass. com 31 janv. 2012 - n°11-12.194 ;  CA Douai, 4 mai 2017 n° 16- 02109).

Il faut également tenir compte des délais de prescription particuliers liés au redressement fiscal du client prévu à l’article L 169 du livre des procédures fiscales. Celui-ci est de trois ans mais peut être prolongé de sept ans en l’absence de dépôt des déclarations dans les délais, ce qui conduit à un délai de reprise ouvert à l’administration fiscale qui peut s’exercer jusqu’à la fin de la dixième année suivant celle au titre de laquelle l’impôt est dû.

 

Sur le plan pénal, l’article 8 du Code de procédure pénale prévoit que l’action publique des délits se prescrit par six années révolues à compter du jour où l’infraction a été commise. Pour les infractions occultes ou dissimulées, le délai est fixé à six ans à compter du jour où l’infraction est apparue et a pu être constatée dans des conditions permettant la mise en mouvement ou l’exercice de l’action publique, avec un délai butoir de prescription extinctive de 12 ans (article 9-1 du code de procédure pénale).

Par ailleurs, les textes de la profession ne font pas état d’une prescription en matière d’action disciplinaire contrairement à ce qui existe pour d’autres professions réglementées (le délai de prescription de l’action disciplinaire pour les commissaires aux comptes est de six ans à compter du fait reproché s’il n’a été fait pendant ce délai aucun acte tendant à la recherche, la constatation ou à l’application d’une sanction - article L. 824-4 du code de commerce).

 

Au final, à défaut de connaître avec précision le point de départ de la prescription civile et compte tenu des délais de prescription au plan pénal et de l’absence de prescription au plan disciplinaire, la prudence impose donc de conserver les documents au-delà de cinq ans après la fin de mission, dans la limite du délai butoir de 20 ans pour la prescription civile.

 

Les dossiers comportant des données personnelles 

Il s’agit des bases de données constituées par les experts-­comptables contenant des données personnelles de personnes physiques nécessaires à l'administration et à la gestion du cabinet (salariés et interlocuteurs extérieurs du cabinet) et à l'exercice des missions (salariés des clients etc.).

Ces données conservées sous format numérique sont soumises à l’heure actuelle aux dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, remaniée par la loi du 6 août 2004, puis récemment par la loi pour une République numérique du 7 octobre 2016. 

La loi de 1978 définit les « données à caractère personnel” comme “toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres » (Loi du 6 janvier 1978. art. 2, al. 2).

La notion de données personnelles inclut donc des informations telles que la situation personnelle ou familiale de la personne dont les données sont traitées (nom, prénom, âge, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées personnelles y compris l’adresse électronique…) et sa situation économique et professionnelle (coordonnées professionnelles, etc.).

Ces données, qui peuvent être collectées seulement pour des finalités « déterminées, explicites et légitimes » doivent faire l’objet d’une déclaration à la Cnil et être « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées » (Loi du 6 janvier 1978, art. 2, 6, 5°). 

La loi du 7 octobre 2016, entrée en vigueur le 9 octobre 2016, prévoit que les responsables de traitement (le client ou l’expert-comptable selon les situations), doivent informer les personnes « de la durée de conservation des catégories de données traitées ou, en cas d’impossibilité, des critères utilisés permettant de déterminer cette durée ». 

Néanmoins, il n’y a pas toujours d’indication précise sur la durée de conservation à respecter selon le traitement mis en œuvre. En tout état de cause, la Cnil préconise que « le responsable du fichier fixe une durée de conservation raisonnable en fonction de l’objectif de celui-ci ». Il doit y avoir une cohérence entre le délai de conservation et la finalité poursuivie, et il est donc recommandé de ne collecter auprès du client que les données nécessaires à la réalisation de la mission. 

La conservation de ces informations pendant toute la durée de la mission trouve sa justification dans la bonne exécution de celle-ci. Au-delà, il convient d’en motiver les raisons. 

 

Notons que la loi de 1978 prévoit pour toute personne un droit de rectification et un droit d’opposition sur l’utilisation des données qui la concernent. Cela est également possible par voie électronique si le responsable du traitement des données les a collectées par ce vecteur (article 43 bis de la loi Informatique et Libertés).

Nouveau règlement général sur la protection des données
A compter du 25 mai 2018, les traitements de données personnelles seront soumis au nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD - texte européen applicable sans loi de transposition dans les Etats membres). Il prévoit un renforcement des droits des personnes physiques dont les données personnelles sont traitées.
Celles-ci doivent faire l’objet d’une information claire, intelligible et aisément accessible sur les traitements. La charge de la preuve du consentement explicite et clair repose sur le responsable du traitement.
Les formalités déclaratives préalables existantes pour les professionnels responsables des traitements sont allégées moyennant une responsabilisation accrue de ceux-ci. Celle-ci passe par la tenue d’un registre des traitements, la notification des failles de sécurité, la réalisation d’études d’impact sur la vie privée et la désignation d’un délégué à la protection des données dans certaines situations. En ce qui concerne la durée de conservation des données, le règlement européen met en avant un principe de proportionnalité et de minimisation qui restreint la collecte des données au minimum nécessaire.
La durée de conservation peut être fixée au-delà de la durée du contrat mais en respectant les durées légales ou en anonymisant les données, une fois la durée dépassée. Les données à caractère personnel ne doivent ainsi être traitées que si la finalité du traitement ne peut être atteinte par d’autres moyens.
Les durées de conservation préconisées ci-dessus restent donc valables avec la mise en place du RGPD.
Bonne pratique
Assurer la pérennité et l’intégrité des documents électroniques lors de l’archivage est essentiel. Les documents doivent rester identiques et être conservés en l’état. Il convient de les déposer sur des supports indépendants des ordinateurs (serveur, disque dur externe) qui doivent rester consultables pendant toute la durée de leur conservation.

 

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