Décembre 2019

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La dématerialisation des notes de frais : oui mais…

Depuis le 1er juillet 2019, la gestion des justificatifs peut être dématérialisée.

 

La dématérialisation des notes de frais dans le cadre d’un contrôle Urssaf

Le principe de numérisation des notes de frais a été posé par la loi de financement de la Sécurité sociale pour 20191 qui prévoit que l’employeur doit conserver, pendant au moins six ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus, « les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales ». Il est aussi indiqué « lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique ».

 

Un arrêté du 23 mai 2019 fixe les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de la loi. Il est indiqué que « le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l’archivage numérique sont réalisés dans les conditions et garanties prévues à l’article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales ».

Il faut donc respecter les conditions suivantes :

  • les justificatifs doivent être reproduits à l’identique de la copie originale : il ne doit y avoir aucune modification notamment sur la couleur  ;
  • les justificatifs numérisés doivent être enregistrés sous format PDF ou PDF A/3  ;
  • la numérisation doit être sécurisée au moyen d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme.

En pratique, il faut que le salarié scanne ses notes de frais, générant ainsi un fichier pdf qui sera adressé à la personne en charge de les gérer, qui devra alors crypter le document au travers d’un cachet électronique ou d’une signature électronique, afin d’assurer l’intégrité du document. Le document définitif peut ainsi être archivé dans un système d’archivage électronique.

 

Lorsque la présentation d’une pièce justificative ou d’un document numérisé ne répond pas aux conditions fixées par ce texte, le cotisant doit présenter l’original sous format papier. À défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

 

Mise en œuvre

Pour un traitement optimisé de la gestion des notes de frais, il faut s’équiper d’une solution qui l’automatise.

Choisir de préférence un tiers de confiance parmi ceux labélisés par la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC) qui participe à la délivrance de labels et à la normalisation nationale et internationale. La FNTC ayant publié des règles de certification NF544 qui rendent opérationnelle la norme NF Z42-026 dite « numérisation fiable » qui est un repère de qualité.

 

La solution doit permettre d’assurer la dématérialisation des justificatifs jusqu’à leur archivage, et si possible être intégrée ou interfacée avec les outils comptables et moyens de paiements. Elle doit s’incorporer dans un mode de travail type collaboratif qui sera délocalisé depuis le cloud. Elle doit aussi permettre une saisie en ligne des notes de frais par le salarié, qui pourra ensuite visualiser l’avancement du traitement de sa demande de remboursement de n’importe où.

 

Cette technologie nécessite une réelle organisation car différents services peuvent être impactés. L’accompagnement et la mise en place du projet seront facilités en commençant par les dossiers clients demandeurs, ce sont souvent ceux qui ont procédé à la dématérialisation des bulletins de paie utilisant le coffre-fort et l’archivage électronique ou encore ceux qui utilisent un moyen technique de signature électronique pour les contrats de travail ou les documents commerciaux.

 

Nathalie Le Mensec

Chargée de mission CSOEC

Alice Fages

Directeur études sociales CSOEC
Directeur Infodoc-experts

 

1. Article L.243-16 du code de la Sécurité sociale

 

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