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La signature électronique, un outil indispensable pour la poursuite de votre activité

Dans ce contexte inédit, les experts-comptables sont en première ligne pour aider leurs clients à mettre en place les mesures exceptionnelles proposées par le Gouvernement. Mais ils doivent aussi s’organiser, au sein de leur propre cabinet, et assurer un plan de continuité de leur activité.

 

Ils sont d’ailleurs nombreux à proposer le télétravail systématiquement à leurs salariés ou encore multiplier les outils permettant de communiquer à distance. Certains sont allés encore plus loin, en utilisant la signature électronique afin d’éviter de bloquer la poursuite de l’activité.

 

Cependant, d’autres cabinets n’ont pas encore dématérialisé leurs flux et en cette période de confinement, les moyens utilisés pour obtenir des signatures sont parfois insolites (dépôt du parapheur au pas de la porte pour éviter de toucher un parapheur infecté par le virus, numérisation de la signature manuscrite envoyée par courriel, attente de la fin du confinement au risque de pénaliser l’activité, etc.).

 

La signature électronique offre toutes les garanties

Aucune de ces solutions n’est valide ou efficace pour votre cabinet. Une signature électronique répond aux exigences de la réglementation eIDAS et permet:

  • d’authentifier le signataire ;
  • préserver l’intégrité du document signé, toute modification ultérieure sera visible ;
  • signer avec un certificat électronique valable et nominatif.

 

La signature électronique, outre la simplicité d’utilisation, offre toutes les garanties sur le plan juridique. En tant ­qu’expert-comptable, vous signez directement depuis une plateforme sécurisée et vos clients recevront un courriel les invitant à signer grâce à un code OTP envoyé sur leur mobile (One Time Password). Le dossier de preuve sera constitué et vous pourrez le présenter en cas de litige. Le document est intègre, les signataires identifiés, la date et l’heure visibles. Le document signé pourra être conservé dans sa version originale: c’est-à-dire électronique. Tous les documents produits par le cabinet et impliquant la signature sont éligibles à la signature électronique.

C’est le cas notamment de :                

  • Signature électronique :

- lettre de mission ;
- bilan plaquette ;
- contrat de prestation d’activité partielle ;
- états de comptes courants ;
- documents juridiques ;
- contrats de travail ;
- PV d’assemblée générale.

  • Scellement électronique :

- note d’honoraires ;
- bulletins de paie ;
- attestations ;
- inventaires ;
- états de comptes courants ;
- documents RH divers…

Se poser les bonnes questions pour la mise en placeCompte tenu du contexte, vous souhaitez mettre en place rapidement la signature électronique au sein de votre cabinet, ne vous précipitez pas pour autant, choisissez une solution facile à déployer à distance. Assurez-vous également que la solution dispose des fonctionnalités dont vous avez besoin en vous posant quelques questions au préalable:
_ Dans quel délai la solution doit-elle être déployée ?
_ L’expert-comptable est-il le seul à signer au sein du cabinet ?
_ Combien de personnes doivent avoir accès à la signature électronique ?
_ Quel est le niveau de signature exigée pour vos documents (simple, avancée, qualifiée)
_ Avez-vous besoin de suivre l’état d’avancement de vos signatures ?
_ Avez-vous besoin de relancer vos signataires en cas de non-signature?
_ Avez-vous besoin de signer depuis un logiciel ?
_ Avez-vous besoin de joindre une pièce au document à signer ?

Enfin une fois la signature électronique en place au sein de votre cabinet, n’oubliez pas de communiquer auprès de vos clients pour les informer de votre passage à la signature électronique et les accompagner dans ces nouvelles procédures.

 

 

Parcourir l'historique du SIC :

Toutes les parutions

AVRIL 2020

sic n° 394

  • SOS Entreprises/SOS Cabinets : deux cellules pour vous accompagner face à la crise
  • Des FAQ thématisées pour mieux vous informer
  • La signature électronique, un outil indispensable pour la poursuite de votre activité

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MARS 2020

SIC N° 393

  • Réforme des retraites : décodage et mobilisation
  • Hubemploi : refondre pour mieux performer
  • Création du statut d'expert-comptable en entreprise

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FEVRIER 2020

SIC N° 392

  • Loi de finances 2020 : les principales mesures fiscales
  • DGFip : des chantiers structurants à venir
  • L'Arpec, un nouvel outil LAB au service des experts-comptables

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JANVIER 2020

SIC N° 391

  • Ordre et Compagnie sous un même toit : un projet qui voit “Le Jour ”
  • Congrès365: troisième temps
  • La synergie s'organise

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