Juillet-Août 2015

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Fichier des écritures comptables : contrôles inopinés

Obligatoire depuis le 1er janvier 2014 comme première étape d’une vérification de comptabilité, la fourniture du Fichier des Ecritures Comptables (FEC) est la partie visible du travail de tenue informatique de la comptabilité. Détails.

 

Le Conseil supérieur de l’ordre des experts-­comptables a mis en ligne sur son site les deux lettres de mission relatives à :

- la mission de présentation des comptes annuels pour les travaux complémentaires d’archivage et de présentation des comptabilités informatisées ;

- la mission de diagnostic du fichier des écritures comptables.

 

Ces deux lettres de mission sont accompagnées d’une note de lecture les présentant. A cette occasion, un point est fait sur :

- les difficultés rencontrées et les précautions à prendre en matière de présentation du FEC ;

- les modalités de sécurisation des copies de fichiers dans le cadre du contrôle inopiné informatique.

 

FEC : principales difficultés rencontrées et précautions
à prendre

Le FEC comprend 18 champs. Il doit être remis dès le premier rendez-vous lors d’un contrôle fiscal. Le défaut de remise du FEC est sanctionné par une pénalité de 10 % des droits redressés, avec un minimum de 5 000 euros. Cette dernière pénalité s’applique par fichier manquant ou non conforme. Lors de la remise de ce fichier, l’Administration intègre ce fichier dans le logiciel « Alto2 » qui va vérifier la “lisibilité” du fichier. Ce logiciel génère un compte rendu qui détecte les anomalies (lignes d’écritures vides par exemple).

Cependant, l’administration ne doit manipuler ce fichier que pour réaliser des opérations simples (tris, classements, addition, etc.) et ne peut proposer un redressement sur la seule base des données du FEC et ce afin de maintenir un débat oral et contradictoire avec le contribuable. Cette modification dans les modalités de remise a été l’occasion, depuis plus d’un an, d’une prise de conscience par les entreprises de l’importance de bien connaître les informations comptables générées par leurs systèmes informatiques, en particulier :

- la gestion des reports à nouveau par leurs ERP (« Enterprise Resource Planning ») ;

- le cas de systèmes comptables paramétrés exclusivement avec un plan de comptes non conforme au plan comptable général ;

- le cas de filiales françaises de groupes étrangers pour lesquelles l’Administration a reconduit pour l’exercice clos en 2014 la mesure de tolérance qui reconnaît comme valable un FEC transcodé, c’est-à-dire que les écritures comptables enregistrées dans le système doivent être retranscrites ligne à ligne aux normes françaises ; à défaut de correspondance parfaite, la remise du FEC doit être accompagnée des tables de correspondance et des écritures de retraitement.

 

Deux aspects doivent donc être systématiquement vérifiés par les entreprises :

- le format du fichier : présence des 18 champs obligatoires, format des dates, des montants...

- la cohérence des données constituant le fichier : cohérence des soldes reconstitués avec la balance de clôture, absence de ruptures de séquence inexplicables dans la numérotation des écritures comptables, absence d’écritures imputées sur des comptes hors PCG...

 

Contrôle inopiné informatique : modalités de sécurisation des copies de fichiers

L’Administration peut effectuer des contrôles inopinés tendant à la constatation matérielle des éléments physiques de l’exploitation, ou de l’existence et l’état des documents comptables. La procédure de contrôle inopiné informatique s’applique aux contrôles pour lesquels un avis de vérification est remis à compter du 19 mars 2015, date d’entrée en vigueur de l’arrêté du 11 mars 2015. Elle concerne les contribuables qui sont astreints à la présentation de documents comptables et dont la comptabilité est tenue partiellement ou totalement au moyen de systèmes informatisés.

En cas d’intervention inopinée, la vérification de comptabilité se déroule en deux phases :

- une première phase limitée à des constatations matérielles, à savoir le contrôle inopiné ;

- une seconde phase constituée par l’examen au fond des documents comptables, la vérification de comptabilité proprement dite.

 

Cette procédure codifiée à l’article L 47 A III du LPF permet au service d’effectuer deux copies des fichiers de l’entreprise vérifiée relatifs aux informations, données et traitements informatiques. Ces copies, dont l’une est remise au contribuable et l’autre est conservée par l’Administration, sont scellées selon des modalités définies par l’arrêté du 11 mars 2015.

Les deux copies de fichiers sur lesquelles une empreinte numérique est calculée, afin d’en garantir l’intégrité sont effectuées sur support physique. L’empreinte numérique est un identificateur de clé unique pour chaque fichier et la suppression d’un seul octet sur le fichier va modifier l’empreinte numérique.

Chacune des copies est ensuite mise dans une enveloppe. Après fermeture, chacune des enveloppes est signée par le contribuable ou son représentant et par les agents de l’administration fiscale. Une enveloppe est remise au contribuable et conservée par ses soins. L’autre enveloppe est conservée par l’administration fiscale. Le procès-verbal de l’ensemble des constatations effectuées dressé par les agents de l’Administration en double exemplaire devra indiquer l’empreinte numérique de chacune des copies. A l’issue du délai raisonnable pour que le contribuable puisse faire appel à un conseil avant l’examen au fond des documents, les deux enveloppes sont ouvertes en présence du contribuable ou de son représentant.

Contrôle inopiné : les caisses aussi !
Le contrôle inopiné ne concerne pas que les fichiers comptables, mais l’ensemble des éléments concourant directement ou indirectement à l’établissement des taxes et impôts. Les systèmes de facturation et de devis et, bien sûr, les caisses enregistreuses sont donc directement concernés par cette procédure. Le contribuable doit s’assurer qu’il peut répondre aux exigences de l’administration et fournir sur le champ les fichiers. Ceci peut impliquer de posséder ou d'accéder sans délai à des comptes techniques et à des mots de passe d’administration des systèmes.

L’empreinte numérique de chacune des copies est recalculée par les agents de l’administration fiscale. Toute atteinte ou tentative d’atteinte à l’intégrité des enveloppes ou de leur contenu ainsi que la conformité ou non de l’empreinte numérique de chaque copie de fichiers sont constatées par écrit.

Un procès-verbal consignant ces constatations est dressé par les agents de l’Administration en double exemplaire. Il est signé par les agents de l’Administration et par le contribuable ou son représentant. En cas de refus de signer, mention en est faite sur le procès-verbal.

 

Nouveau Kit mission FEC à paraître au 70e Congrès
Le Kit mission donne au professionnel l’ensemble des textes de référence sur les obligations en matière de tenue de comptabilité informatisée et de conservation des éléments du système d’information pouvant être exigés par l’administration au-delà du FEC. Au-delà de ces textes, le Kit mission indique les bonnes pratiques conduisant à un FEC conforme et les principaux contrôles réalisés par l’administration au moyen de l’outil ALTO 2 et pouvant conduire à des questions du vérificateur. Les deux missions liées au FEC sont détaillées. Le Kit mission FEC comprend sur la clé USB la note de lecture accompagnée des deux lettres de mission relatives à :
- la mission de présentation des comptes annuels ;
- la mission de diagnostic du fichier des écritures comptables.
Le guide pratique sur le FEC et l’archivage des comptabilités informatisées est également inséré sur la clé USB.

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