Octobre 2015

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Edificas : attestations pour garantir l’archivage des comptabilités

Depuis 2001, Edificas a délivré 406 attestations auprès d’une centaine d’éditeurs, attestant leur capacité à préparer la comptabilité selon les règles de la profession. 340 sont toujours utilisées et quarante nouvelles demandes sont en cours de traitement (dont 22 attestations attribuées sur les téléprocédures Edifact et deux attestations attribuées sur les téléprocédures UN/XML). Deux éditeurs (EIC et ACD Groupe) ont récemment obtenu l’attestation ADN Compta. Edificas atteste ainsi leur capacité à préparer la comptabilité en vue de l’archivage. Mais vous êtes-vous déjà demandé comment un éditeur obtenait une attestation ?

 

Le passage de l’attestation s’organise autour de trois outils. L’attestation est un objet vivant, les cahiers des charges et les autotests sont modifiés régulièrement pour permettre aux éditeurs d’assurer la conformité de leurs logiciels aux demandes évolutives des destinataires.

 

Le cahier des charges

 Il documente, aussi complètement que possible, la procédure à mettre en œuvre par l’éditeur. On y retrouve l’expression des besoins des destinataires d’un ensemble d’informations mais aussi les contraintes des différents acteurs de la chaîne d’échanges. C’est ainsi que se construit la connaissance du sujet. L’expérience d’Edificas assure, autant que possible, une cohérence entre les différentes téléprocédures qui sont mises en place. Il y a donc des sections très techniques et des sections plus orientées sur la comptabilité, la fiscalité ou l’archivage. Le cahier des charges est rédigé collégialement au sein de groupes de travail auxquels participent les experts-comptables, les éditeurs de la profession et l’administration ainsi que l’ensemble des acteurs intéressés par les informations transmises. Le cahier des charges mutualise le métier et l’expérience de tous ses acteurs.

On imagine sans peine la difficulté de collecter et d’organiser cette masse d’information. Sans l’ombre d’un doute, la rédaction du cahier des charges est ce qui demande le plus de temps et d’effort à Edificas. N’oublions pas qu’il évolue au rythme de la réglementation et des besoins de plus en plus pointus des utilisateurs.

Mais grâce à la précision du cahier des charges, les éditeurs mettent en œuvre les procédures bien plus vite. Leurs analystes métiers et leurs développeurs y trouvent l’information dont ils ont besoin pour préparer un archivage de qualité ou une téléprocédure fiscale.

 

L’outil d’autotest

Nul n’étant à l’abri d’une erreur, Edificas a développé deux outils, dits « autotests », qui permettent aux éditeurs de vérifier automatiquement le respect du cahier des charges. Le premier avait été conçu pour les téléprocédures en Edifact. Un outil plus récent, basé sur des normes plus récentes telles que XML et Schematron, vient d’être développé pour ADN Compta. Concrètement ces outils de contrôles sont similaires au correcteur orthographique et grammatical de nos traitements de texteils indiquent les erreurs, à charge pour l’éditeur de les corriger.

Bien entendu, il faut comprendre les limites de l’analogie : l’autotest ne vérifie pas le français mais bien le respect du cahier des charges. Ainsi plutôt que de vérifier l’orthographe des mots, il vérifie que les messages respectent les bonnes règles techniques. Est-ce que le nom technique des champs est correctement écrit ? A-t-on oublié des champs indispensables (montant, date d’écriture, etc.) ? Un montant est-il bien repris comme un nombre ? Il s’attache aussi au respect des codes qui identifient et qualifient une information, permettant ainsi son traitement en automatique.

Ensuite les règles comptables sont appliquées : l’équilibre des écritures, le fait que la date d’écriture soit correcte par rapport à la période, etc. Ainsi l’outil de contrôle d’ADN Compta vérifie plus de 800 règles techniques et plus de cent règles de comptabilité. Le dossier d’archive est donc contrôlé sur près de mille points.

Grâce à l’autotest, l’éditeur de logiciel comptable vérifie, tout au long du développement, qu’il rentre et reste dans le cadre défini par la profession. Bien entendu au début des développements, les rapports d’erreurs sont nombreux et volumineux ; au fur et à mesure que la fonction s’affine et que les techniciens enrichissent leurs travaux, les erreurs se réduisent.

 

Le comité de validation

Dès qu’il n’y a plus d’erreurs, l’éditeur peut officiellement passer l’attestation. Il fournit alors un ensemble de messages représentatifs pour une téléprocédure donnée à Edificas. L’association utilise le même outil d’autotest pour vérifier le respect du cahier des charges… Ensuite des contrôles manuels sont effectués pour compléter les tests automatiques. Un rapport de tests est alors rédigé et soumis au comité de validation. C’est ce dernier qui approuve ou rejette la candidature. Le passage de l’attestation peut prendre de 15 jours à trois mois en fonction de la qualité des fichiers créés par l’éditeur et de la complexité de la téléprocédure.

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