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Dématérialisation du bulletin de paie : nouvelles règles depuis le 1er janvier 2017

La dématérialisation reste facultative pour l’employeur. Mais depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut délivrer des bulletins de paie dématérialisés, sauf si le salarié s’y oppose. Auparavant, cette pratique était subordonnée à l’accord du salarié. Détails.

 

Cette modification, issue de la loi Travail du 8 août 20161, vise à faciliter le développement de la dématérialisation du bulletin de paie. Néanmoins, elle n’allège pas les formalités à mettre en œuvre pour l’employeur. En effet, en lieu et place de l’accord du salarié, l’employeur devra conserver la preuve qu’il l’a bien informé de son droit d’opposition dans le délai réglementaire2. Il est à noter que le salarié peut faire part de son opposition à tout moment, et donc changer d’avis en cours de contrat. Par ailleurs, la loi a étoffé les garanties à mettre en œuvre, afin de lever les freins à la dématérialisation pouvant exister du côté des salariés. Ainsi, l’employeur s’engageant dans la voie de la dématérialisation doit s’assurer que les conditions suivantes sont remplies.

 

L’intégrité des bulletins de paie doit être assurée, c’est-à-dire que le format utilisé doit être non modifiable. De plus, l’employeur doit garantir la confidentialité des données. En pratique, les bulletins électroniques sont mis à la disposition des salariés sur un site internet sécurisé, dans un coffre-fort électronique auquel ils peuvent accéder avec un identifiant et un mot de passe personnel. La disponibilité de leur bulletin de paie leur est signalée sur leur messagerie.

 

En outre, les modalités de récupération des bulletins de paie dématérialisés doivent répondre à plusieurs exigences techniques : facilité d’accès, format structuré et couramment utilisé, etc.3

Enfin, les bulletins électroniques doivent rester disponibles soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié, et être accessibles depuis le compte personnel d’activité (CPA). Le CPA permet au salarié de consulter au même endroit les bulletins de paie de ses différents employeurs. Toutefois, c’est l’employeur ou un prestataire choisi par l’employeur qui en assure la conservation, et non le CPA.

 

En pratique, seuls les opérateurs “raccordés” au CPA peuvent permettre l’accessibilité des bulletins sur cette plateforme. À ce jour, selon le site du CPA, les opérateurs déjà raccordés sont les suivants : Coffreo, Digiposte, PeopleDoc, Pixid.

D’autres opérateurs seront prochainement raccordés (cf. liens internet ci-après). 

 

Le non-respect des dispositions relatives au bulletin de paie dématérialisé est puni d’une amende pouvant aller jusqu’à 450 € pour les personnes physiques et 2 250 € pour les personnes morales. 

 

Par ailleurs, en dehors de toute procédure pénale, le salarié pourra aussi demander des dommages et intérêts s’il démontre un préjudice. Compte tenu de l’importance des bulletins de paie pour justifier de ses droits à la retraite, ce risque n’est pas à négliger. Il est donc conseillé aux employeurs se lançant dans la dématérialisation de bien vérifier les garanties imposées et la responsabilité du prestataire en cas de défaillance. 

 

Il convient enfin de relever que la pratique consistant à envoyer les bulletins de paie au salarié par mail constitue une dématérialisation et doit, par conséquent, répondre aux nouvelles exigences légales. 

 

1. Art. 54 de la loi dite «Travail» n° 2016-1088 du 8 août 2016 modifiant l’article L 3243-2 du Code du travail
2. Art. D 3243-7 C. tr.
3. Art. D 3243-8 C. tr.

 

Clothilde Rubiano-Delle

Consultante Infodoc-experts

Pour en savoir plus
Accès au CPA : www.moncompteactivite.gouv.fr
Liste des opérateurs raccordés : www.moncompteactivite.gouv.fr
FAQ «  Connexion aux opérateurs» : www.moncompteactivite.gouv.fr
FAQ « Mes bulletins de salaire » : www.moncompteactivite.gouv.fr

 

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